Terminvereinbarung
Termine im Kalender statt Notizen auf dem Block
Herr Schmidt telefoniert die Kontakte durch, klärt Zuständigkeit und Zeitfenster und trägt den Termin direkt ein.
Bei der telefonischen Terminvereinbarung ruft ein Sprachassistent Kontakte an, prüft Interesse und Zuständigkeit, schlägt konkrete Zeitfenster vor und trägt den vereinbarten Termin in den angebundenen Kalender ein. Der Vertrieb übernimmt erst das Gespräch, für das er gebraucht wird.
Kommt dir bekannt vor?
Die Lage, aus der heraus danach gesucht wird
Die Terminvereinbarung ist die zeitintensivste und am wenigsten anspruchsvolle Hälfte des Vertriebs — und sie bindet ausgerechnet die teuerste Arbeitszeit.
Zwischen „Interesse“ und „Termin steht“ liegen im Schnitt mehrere Anläufe. Die meisten davon enden in der Mailbox.
Termine, die per Mail vereinbart werden, verschieben sich häufiger. Am Telefon entsteht eine Zusage, hinter der ein Mensch steht.
Ablauf
So läuft der Anruf
- 1
Zuständigkeit klären
Vor jedem Terminvorschlag steht die Frage, ob der Gesprächspartner überhaupt entscheidet oder wer sonst dazugehört. Ein Termin mit der falschen Person ist teurer als kein Termin.
- 2
Zwei konkrete Fenster
Keine offene Frage nach Zeit, sondern zwei Vorschläge aus dem freien Kalender. Das ist der Unterschied zwischen einem Termin und einem „melden Sie sich doch nochmal“.
- 3
Direkt eintragen
Der Termin geht in den angebundenen Kalender, solange das Gespräch läuft — nicht in eine Liste, die später jemand abtippt. Dabei ist auch die Doppelbelegung ausgeschlossen, weil der freie Slot in dem Moment gelesen wird.
- 4
Bestätigung hinterher
Der Kontakt bekommt die Bestätigung schriftlich, mit dem Anlass des Gesprächs. Das senkt die Zahl der Termine, bei denen später niemand weiß, worum es ging.
Ehrlich bleiben
Wofür das nicht taugt
- Für Termine, deren Inhalt erst im Gespräch entsteht. Wenn niemand sagen kann, worum es gehen soll, wird der Termin zur Enttäuschung — für beide Seiten.
- Als Ersatz für Qualifizierung. Ein voller Kalender mit unpassenden Terminen ist teurer als ein leerer, weil er echte Arbeitszeit verbraucht.
- Für Kontakte, die noch nie von dir gehört haben und für die kein sachlicher Anlass besteht — dann ist es Kaltakquise und unterliegt deren Regeln.
Was rechtlich gilt
Gegenüber Unternehmen genügt die mutmaßliche Einwilligung — sie setzt aber einen nachvollziehbaren Bezug zwischen Angebot und Tätigkeit voraus. Eine gekaufte Adressliste liefert ihn nicht.
Die Terminvereinbarung selbst ist rechtlich nichts Eigenes — maßgeblich ist, wen sie anruft. Bei einem Kontakt, der angefragt hat, ist sie ein Rückruf. Bei einem Bestandskunden liegt sie in der Geschäftsbeziehung. Bei einem fremden Unternehmen gelten die Anforderungen an die mutmaßliche Einwilligung, bei einem Verbraucher braucht es dessen ausdrückliche Einwilligung.
Ausführlich im Lexikon: Kaltakquise und § 7 UWG. Das ist eine Einordnung der Rechtslage und keine Rechtsberatung für deinen Einzelfall — wer regelmäßig ausgehend telefoniert, sollte den eigenen Ablauf einmal anwaltlich prüfen lassen.
FAQ
Häufige Fragen zu der Terminvereinbarung
In den, der angebunden ist — Google Kalender und Microsoft 365 sind fertig eingerichtet. Andere Systeme sind möglich, aber Projektarbeit; welcher Stand für welches System gilt, steht auf den Anbindungsseiten.
Angeboten werden nur Zeiten aus dem freigegebenen Fenster. Wünscht der Kontakt etwas anderes, wird das als Notiz übergeben, statt eine Zusage zu geben, die niemand halten kann.
Ja, im selben Weg wie beim Eintragen: Der bestehende Eintrag wird gelesen, das neue Fenster abgestimmt und der Kalender aktualisiert. Absagen werden weitergegeben, nicht stillschweigend gelöscht.
Verwandte Einsatzfälle
Hör selbst, wie das klingt.
Formular ausfüllen — Herr Schmidt ruft dich an und führt genau dieses Gespräch einmal mit dir. Unverbindlich, und du hörst vorher, was deine Kontakte hören würden.