Haus- und Immobilienverwaltung
Dreihundert Einheiten, eine Leitung — und der Aufzug steht.
Zwischen Eigentümerversammlung, Handwerkerkoordination und Nebenkostenabrechnung klingelt das Telefon durch: Heizung kalt, Wasser im Keller, Schlüssel verloren, Frage zur Abrechnung. Die meisten dieser Anrufe sind keine Notfälle — aber welcher es doch ist, weiß man erst, wenn man abgehoben hat. Frau Schmidt hebt ab, ordnet ein und gibt nur das weiter, was wirklich sofort jemanden braucht.
Typische Büroprobleme
Kommt dir bekannt vor?
- Mieteranrufe und Eigentümeranfragen laufen über dieselbe Nummer und dieselbe Person
- Echte Havarien (Wasserrohrbruch, Heizungsausfall im Winter, Aufzugsnotruf) gehen zwischen Abrechnungsfragen unter
- Abends und am Wochenende erreicht niemand die Verwaltung — der Mieter ruft dann den Notdienst selbst und die Rechnung kommt trotzdem zu dir
- Jeder Anruf braucht Objekt, Einheit und Mieternamen, bevor man überhaupt helfen kann
Diese Anfragen erkennt Frau Schmidt
So klingt das
Ein echter Hausverwaltung-Anruf
Passende Lösungen
Das empfiehlt sich für Hausverwaltung
Telefon für die Havariemeldungen und die Mieterflut, Mail für Abrechnungs- und Eigentümeranfragen, der Wissens-Tresor für die Objektdaten — damit Frau Schmidt weiß, welche Adresse zu welchem Objekt gehört, bevor sie fragt.
Weiterlesen
Was Frau Schmidt im Hausverwaltung-Betrieb genau leistet
- KI-Telefonassistent im Hausverwaltung-BetriebNimmt jeden Anruf an, versteht das Anliegen, bucht den Termin — und meldet den Notfall sofort weiter. Auf Deutsch, gehostet in Deutschland.
- Telefondienst für Unternehmen im Hausverwaltung-BetriebJeder Anruf wird angenommen — auch der siebte gleichzeitig, auch der um 21 Uhr, auch der am Samstag.
- Was kostet ein verpasster Anruf wirklich?Eine ehrliche Rechnung: Wie viel Umsatz einem Handwerksbetrieb entgeht, wenn Anrufe ins Leere laufen — und ab wann sich eine Telefonassistenz rechnet.
FAQ
Häufige Fragen aus dem Hausverwaltung-Alltag
Ja, das ist der eigentliche Zweck. Du legst fest, was als Havarie gilt — typischerweise Wasseraustritt, Heizungsausfall in der Heizperiode, Aufzugsstillstand mit Person, Strom- und Gasgeruch. Diese Anrufe gehen sofort an deine Bereitschaft. Alles andere landet strukturiert in der Tagesliste, mit Objekt, Einheit, Anliegen und Rückrufnummer.
Sie fragt Objekt beziehungsweise Adresse und Einheit ab und schreibt beides mit. Wenn du deine Objektliste im Wissens-Tresor hinterlegst, ordnet sie die Adresse direkt zu und muss nicht mehr danach fragen. Eine Anbindung an dein Verwaltungsprogramm ist damit nicht gemeint — sie liest, sie schreibt nicht in deine Software.
Es sind personenbezogene Daten, also gilt Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Den Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es vor Vertragsschluss zur Prüfung, er benennt jeden beteiligten Dienstleister namentlich. Gespräche werden nicht als Audiodatei aufgezeichnet, es entsteht ein Transkript mit Zusammenfassung. Und jeder Anrufer erfährt zu Gesprächsbeginn, dass er mit einer KI spricht.
Nein. Frau Schmidt nimmt den Anruf an, ordnet ihn ein und alarmiert. Wer dann fährt, bleibt dein Notdienst oder dein Handwerkerpartner. Der Unterschied ist, dass die Meldung überhaupt ankommt und nicht auf einer Mailbox liegen bleibt.