Leistung

Telefonsekretariat zum Festpreis — ohne zweites Büro

Ein Sekretariat, das ans Telefon geht, Termine vergibt und abends Bericht erstattet. Nur eben zum Monatspreis statt zur Personalstelle.

Ein Telefonsekretariat nimmt Anrufe für ein Unternehmen entgegen, vergibt Termine und gibt Anliegen strukturiert weiter — traditionell durch Mitarbeitende eines Dienstleisters, abgerechnet je Anruf oder je Minute. MitFrauSchmidt erbringt dieselbe Leistung als KI-Assistenz zum monatlichen Festpreis ab 99 €: rund um die Uhr erreichbar, mit Anbindung an den vorhandenen Kalender und mit einem Tagesreport zum Feierabend.

Was ein Sekretariat eigentlich leisten muss

Rangehen, freundlich bleiben, das Anliegen richtig verstehen, den passenden Termin finden, den Notfall erkennen und den Rest sauber weitergeben. Nicht mehr — aber auch nicht weniger. Genau daran wird der Assistent gemessen.

Der Kostenvergleich, den du selbst rechnen kannst

Eine Teilzeitkraft im Büro kostet einschließlich Arbeitgeberanteilen ein Vielfaches eines Monatsbeitrags — ist dafür aber nur während der Arbeitszeit erreichbar, wird krank und geht in Urlaub. Ein externes Telefonsekretariat rechnet meist je Anruf ab, wodurch die Kosten genau dann steigen, wenn viel los ist. Ein Festpreis verhält sich umgekehrt: Je mehr Anrufe kommen, desto günstiger wird der einzelne.

Was es nicht ersetzt

Buchhaltung, Angebotskalkulation, Mahnwesen und persönliche Beratung bleiben Aufgaben für Menschen. Der Assistent übernimmt den Teil, der an der Uhrzeit scheitert — die Erreichbarkeit.

Auf einen Blick

Abrechnung: monatlicher Festpreis ab 99 €, keine Kosten je Anruf
Erreichbarkeit: rund um die Uhr, ohne Urlaub und Krankheitstage
Terminvergabe: direkt in Google Kalender oder Microsoft 365
Bericht: Tagesreport per WhatsApp oder E-Mail
Vertrag: Alle Preise netto zzgl. USt. Die Bausteine sind einzeln buchbar und lassen sich kombinieren.

Eigene Bürokraft, externes Sekretariat und KI-Assistenz
Merkmal	Eigene Bürokraft	Externes Telefonsekretariat	KI-Assistenz
Kennt den Betrieb	am besten	so gut wie das hinterlegte Skript	so gut wie das hinterlegte Wissen
Erreichbarkeit	innerhalb der Arbeitszeit	nach Vereinbarung	rund um die Uhr, ohne Urlaub und Krankheitstage
Kosten	die teuerste der drei Varianten	meist je Anruf	fester Monatsbetrag ab 99 €
Stark bei	komplexen und heiklen Fällen	schwankendem Anrufaufkommen	Erreichbarkeit und Standardfällen
Wo die Grenze liegt	an Arbeitszeiten gebunden	die Rechnung schwankt mit dem Aufkommen	beratungsintensive Gespräche

Viele Betriebe kombinieren: KI für Erreichbarkeit und Standardfälle, Mensch für alles, was Fingerspitzengefühl braucht. Alle Preise netto zzgl. USt.

Eigene Bürokraft, externes Sekretariat oder KI-Assistenz?

Eine eigene Bürokraft kennt den Betrieb am besten und ist bei komplexen Fällen unersetzlich — aber sie ist an Arbeitszeiten gebunden und die teuerste der drei Varianten. Ein externes Telefonsekretariat ist flexibel, rechnet jedoch meist je Anruf ab und kennt deinen Betrieb nur so gut wie das hinterlegte Skript. Eine KI-Assistenz ist rund um die Uhr da und kostet einen festen Betrag, braucht dafür aber sauber hinterlegtes Wissen und stößt bei sehr beratungsintensiven Gesprächen an Grenzen. Viele Betriebe kombinieren: KI für Erreichbarkeit und Standardfälle, Mensch für alles, was Fingerspitzengefühl braucht.

Für wen das gemacht ist

Betriebe, die über eine Bürokraft nachdenken, aber keine Vollzeitstelle brauchen
Unternehmen mit schwankendem Anrufaufkommen
Kanzleien, Agenturen und Beratungen mit festen Terminfenstern
Alle, die ein Sekretariat je Anruf bezahlen und die Rechnung nicht planen können

Häufige Fragen

Klassische Telefonsekretariate rechnen überwiegend je Anruf oder je angefangener Minute ab, oft zuzüglich einer monatlichen Grundgebühr — die Rechnung schwankt damit mit dem Anrufaufkommen. MitFrauSchmidt arbeitet stattdessen mit einem festen Monatspreis ab 99 € (netto zzgl. USt.), unabhängig davon, wie viele Anrufe hereinkommen.

Ja. Termine werden direkt in den vorhandenen Kalender eingetragen — Google Kalender oder Microsoft 365 — unter Berücksichtigung bereits belegter Zeiten. Der Anrufer bekommt die Bestätigung noch im Gespräch.

Ja, das ist ausdrücklich so gewollt und rechtlich geboten. Die Assistenz stellt sich zu Gesprächsbeginn als KI-Assistenz des Betriebs vor. Verlangt jemand einen Menschen, wird durchgestellt.

So wird es gebucht

Diese Leistung steckt in folgenden Bausteinen — einzeln buchbar und miteinander abgestimmt:

Frau Schmidt Telefon

Nimmt jeden Anruf an — auch wenn du gerade beide Hände voll hast.

Ansehen

Frau Schmidt Mail

Bringt Ordnung ins Postfach — Antworten liegen fertig zur Freigabe.

Ansehen

Geht das mit meiner Telefonanlage?

Ja. Es wird nichts in deine Anlage eingebaut: Du bekommst eine eigene Rufnummer und legst eine Rufumleitung von deiner Geschaeftsnummer darauf — dauerhaft, nur ausserhalb der Oeffnungszeiten oder nur, wenn nach ein paar Sekunden niemand abnimmt. Deine Nummer bleibt, eine neue Telefonanlage ist nicht noetig. Der Weg fuer deine Anlage — FRITZ!Box, Telekom, Vodafone, o2, IONOS, STRATO, Placetel, STARFACE, 3CX, sipgate, Microsoft Teams oder die Handynummer als Geschaeftsnummer.

In diesen Betrieben läuft das täglich

Jede Branchenseite zeigt die typischen Anrufe, ein echtes Gesprächsbeispiel und die Notfallsignale des Gewerks:

Hintergrund zum Nachlesen: KI-Telefonassistenz im Handwerk: Was sie kann — und was nicht