Steuerkanzlei
In der Fristenzeit ruft jeder an — und keiner darf verloren gehen.
Vor jeder Frist steigt das Anrufaufkommen, und es ruft nie der an, den man gerade bearbeitet. Belege fehlen, Bescheide sind da, jemand will wissen, ob die Umsatzsteuervoranmeldung raus ist. Fachlich beantworten kann das nur die Kanzlei. Annehmen, einordnen und dem richtigen Sachbearbeiter zuordnen — das kann Frau Schmidt.
Typische Büroprobleme
Kommt dir bekannt vor?
- Das Anrufaufkommen ist nicht gleichmäßig, sondern hängt an Fristen — genau dann ist niemand frei
- Mandanten rufen den Sachbearbeiter direkt an, der gerade im Termin ist
- Rückrufzettel verlieren die Hälfte der Information: wer, welches Mandat, welche Sache
- Ein Sekretariat, das nur zu Bürozeiten besetzt ist, kostet die Anrufe davor und danach
Diese Anfragen erkennt Frau Schmidt
So klingt das
Ein echter Steuerberatung-Anruf
Passende Lösungen
Das empfiehlt sich für Steuerberatung
Telefon für die Fristenspitzen und die Randzeiten, Mail für die Belegnachreichungen, der Wissens-Tresor für die Zuordnung von Mandant zu Sachbearbeiter.
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Was Frau Schmidt im Steuerberatung-Betrieb genau leistet
- Telefonsekretariat im Steuerberatung-BetriebEin Sekretariat, das ans Telefon geht, Termine vergibt und abends Bericht erstattet. Nur eben zum Monatspreis statt zur Personalstelle.
- Sekretariatsservice im Steuerberatung-BetriebTelefon, Posteingang und Terminkalender laufen weiter, während du arbeitest. Ohne jemanden einzustellen.
- DSGVO und KI im Handwerksbüro: Die 5 Fragen, die du jedem Anbieter stellen solltestKI im Büro heißt: Kundendaten werden verarbeitet. Diese fünf Fragen trennen saubere Anbieter von riskanten — verständlich erklärt.
FAQ
Häufige Fragen aus dem Steuerberatung-Alltag
Nein, und das ist fest eingestellt. Steuerberatung ist nach dem Steuerberatungsgesetz den Berufsträgern vorbehalten. Sie nimmt das Anliegen auf, ordnet es dem Mandat und dem Sachbearbeiter zu, erkennt Fristbezug und terminiert den Rückruf. Die Antwort gibt die Kanzlei.
Das ist die entscheidende Frage bei jedem externen Dienstleister in einer Kanzlei, nicht nur bei einer KI. § 203 Abs. 3 StGB erlaubt die Einbindung mitwirkender Personen, verlangt aber, dass sie zur Geheimhaltung verpflichtet werden und dass die Weitergabe auf das Erforderliche beschränkt bleibt. Frage das bei jedem Anbieter schriftlich ab, bevor du beauftragst — zusammen mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und der Liste der beteiligten Subdienstleister. Ausweichende Antworten sind ein Ausschlusskriterium.
Nein. Es entsteht ein Transkript mit Zusammenfassung, keine Audiodatei. Das ist in einer Kanzlei doppelt wichtig: Das heimliche Aufzeichnen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar, und ein Mitschnitt eines Mandantengesprächs wäre besonders heikel.
Ja, in die Kalender und Zeitfenster, die du freigibst. Üblich ist, Erstgespräche und kurze Rückfragen automatisch buchen zu lassen und alles andere als Rückrufwunsch vorzulegen.