DSGVO und KI im Handwerksbüro: Die 5 Fragen, die du jedem Anbieter stellen solltest

Wenn eine KI deine Anrufe annimmt oder Mails sortiert, verarbeitet sie personenbezogene Daten deiner Kunden. Das ist erlaubt und regelbar — aber du als Betrieb bist verantwortlich. Diese fünf Fragen solltest du jedem Anbieter stellen, bevor du unterschreibst.

1. Wo liegen die Daten?

„In der Cloud“ ist keine Antwort. Frag nach dem Serverstandort. Deutschland oder EU ist die saubere Basis. Vorsicht bei Anbietern, die im Hintergrund US-Plattformen für Spracherkennung nutzen — dann wandern deine Kundengespräche über den Atlantik.

2. Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?

Der AVV ist Pflicht, sobald ein Dienstleister Daten für dich verarbeitet. Ein seriöser Anbieter hat ihn fertig in der Schublade und listet seine Unterauftragnehmer offen auf.

3. Stellt sich die KI als KI vor?

Der EU AI Act verlangt Transparenz: Menschen müssen wissen, wenn sie mit einer KI sprechen. Anbieter, die ihre KI als Menschen ausgeben, sind ein rechtliches Risiko — für dich, nicht nur für den Anbieter.

4. Was wird gespeichert — und wie lange?

Datensparsamkeit ist das Prinzip: gespeichert wird, was für Auftrag und Betreuung nötig ist, nicht mehr. Frag konkret nach Gesprächsaufzeichnungen, Transkripten und Löschfristen.

5. Was passiert automatisch — und was erst nach Freigabe?

Gerade bei E-Mails gilt: Nichts sollte ungefragt rausgehen. Saubere Systeme arbeiten mit Entwürfen und Freigaben — automatische Aktionen sind eine bewusste Entscheidung, die du pro Fall triffst.

Bei MitFrauSchmidt sind diese fünf Antworten Teil des Produkts: Server in Deutschland, eigener Voice-Stack, AVV inklusive, KI-Transparenz seit Tag eins und Freigabe-Prinzip bei allen sensiblen Aktionen.