Recht
DSGVO in der Telefonie
Kurz gesagt
Sobald ein Telefonat einer bestimmbaren Person zugeordnet werden kann, ist die Verarbeitung der dabei anfallenden Daten eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung. Das gilt für die Rufnummer ebenso wie für ein Transkript, eine Terminnotiz oder einen Rückrufwunsch.
Ausführlicher
Für den Betrieb ergeben sich daraus drei praktische Pflichten: eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem beteiligten Dienstleister und ein Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis. Für die Annahme geschäftlicher Anrufe ist die Rechtsgrundlage in aller Regel unproblematisch.
Anspruchsvoller sind Datensparsamkeit und Löschfristen. Gespeichert werden darf, was für den Zweck nötig ist — für eine Terminvereinbarung sind das Name, Anliegen und Rückrufnummer, nicht der vollständige Gesprächsverlauf über Jahre.
Ein häufig übersehener Punkt ist der Ort der Verarbeitung. Läuft ein Teil der Kette über Dienstleister außerhalb der EU, braucht es dafür eine eigene Grundlage. Deshalb lohnt der Blick in die Unterauftragnehmerliste des AVV mehr als jedes Siegel auf einer Website.
Was das für deinen Betrieb heißt
Drei Fragen an jeden Anbieter, schriftlich: Wo werden Gespräche verarbeitet und gespeichert? Bekomme ich einen AVV mit vollständiger Dienstleisterliste? Werden Audioaufnahmen gespeichert? Ausweichende Antworten auf eine dieser drei sind ein Ausschlusskriterium — nicht wegen der Antwort, sondern wegen des Ausweichens.