Kalender
KI-Telefonassistent mit Microsoft 365 und Outlook verbinden
Outlook-Kalender im Kundenkonto verbinden — Termine landen dort, wo dein Betrieb ohnehin plant.
Fertig — im Kundenkonto anklickbar
Für dieses System gibt es einen gebauten Adapter. Du verbindest ihn selbst im Kundenkonto, ohne Projekt und ohne Aufpreis. Das ist der vollständige Bestand an fertigen Adaptern — was hier nicht steht, ist auch nicht fertig.
Frau Schmidt lässt sich mit einem Microsoft-365-Konto verbinden und bucht Termine direkt in den Outlook-Kalender. Die Verbindung läuft über die Microsoft-Anmeldung im Kundenkonto; ein Passwort wird nicht an MitFrauSchmidt weitergegeben. Sie prüft freie Zeiten im laufenden Gespräch, hält deine Öffnungszeiten und Puffer ein und trägt Anliegen, Adresse und Rückrufnummer mit ein.
Was in diesem System liegt
In Microsoft 365 liegt bei vielen Betrieben nicht nur der Kalender, sondern die ganze Bürostruktur: Postfächer, Teams, Freigaben. Für die Telefonannahme zählt davon der Kalender — er entscheidet, ob ein Termin am Telefon zugesagt werden kann oder ob wieder jemand zurückrufen muss.
Was damit möglich wird
- Freie Zeiten im Outlook-Kalender prüfen, während der Anrufer wartet
- Termin verbindlich eintragen, mit Anliegen und Rückrufnummer
- Getrennte Kalender für Monteure, Beratung oder Standorte berücksichtigen
- Absagen und Verschiebungen im Kalender nachziehen
- Öffnungszeiten und Pausen einhalten, die du hinterlegst
Was du dafür bereitstellst
- Ein Microsoft-365-Konto mit dem Kalender, in den gebucht werden soll
- Einmal auf „Outlook verbinden“ klicken und die Freigabe bestätigen
- In größeren Organisationen: Zustimmung des Administrators für die Freigabe
Auf einen Blick
- Stufe
- Fertiger Adapter, im Kundenkonto anklickbar
- Einrichtung
- einmal verbinden, wenige Minuten
- Anmeldung
- über Microsoft, kein Passwort bei uns
- Schreibzugriff
- ja, auf die freigegebenen Kalender
- Aufpreis
- keiner
Häufige Fragen
Ja, vollständig. Anrufe annehmen, Anliegen verstehen, Termine in den Kalender buchen, Notfälle erkennen und weitermelden, Zusammenfassung nach jedem Gespräch und Tagesreport am Abend — das alles läuft ohne jede Anbindung an deine Branchensoftware. Die Anbindung spart das Abtippen, sie ist nicht die Voraussetzung.
Nein, das sind zwei verschiedene Dinge. Der Kalender entscheidet, ob ein Termin gebucht werden kann. Die Telefonie entscheidet, wie der Anruf überhaupt bei Frau Schmidt ankommt — das läuft über eine Weiterleitung und ist auf der Seite zur Teams-Telefonie beschrieben.
Jede Anbindung ist eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und steht im AV-Vertrag, den es vor Vertragsschluss zur Prüfung gibt. Übertragen wird nur, was für den benannten Zweck nötig ist — nicht der ganze Datenbestand. Zugangsdaten liegen verschlüsselt, und du kannst die Verbindung jederzeit selbst trennen.
So wird es gebucht
Die Anbindung ist kein eigenes Produkt. Gebucht werden diese Bausteine — einzeln buchbar und miteinander abgestimmt:
Wie der Anruf überhaupt ankommt
Eine Anbindung sagt, was mit den Daten passiert. Sie sagt nicht, wie der Anruf zu Frau Schmidt kommt — das macht eine Rufumleitung von deiner Anlage. Der Weg für deine Telefonanlage.