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Telefonanlage im Haus oder in der Cloud

KI-Telefonassistent mit 3CX

Weiterleitungsregeln je Nebenstelle oder am Ende der Ringgruppe — mit den Bürozeiten der Anlage kombinierbar.

Bei 3CX wird ein KI-Telefonassistent über eine Weiterleitungsregel auf eine externe Rufnummer eingebunden. In den Weiterleitungsregeln einer Nebenstelle legst du fest, was bei „keine Antwort“, „besetzt“ und außerhalb der Bürozeiten geschehen soll, und trägst dort die Rufnummer des Assistenten als externes Ziel ein. Kommen Anrufe über eine Ringgruppe oder Warteschlange herein, wird der Assistent als deren Ziel bei Zeitüberschreitung gesetzt. Digital Receptionist und Ansagen bleiben davon unberührt.

So richtest du die Umleitung ein

  1. 1In der 3CX-Verwaltung anmelden.
  2. 2Die Nebenstelle öffnen, über die die Anrufe hereinkommen — oder direkt die Ringgruppe beziehungsweise Warteschlange.
  3. 3Zu den Weiterleitungsregeln gehen.
  4. 4Für „keine Antwort“ und „besetzt“ jeweils „an externe Nummer“ wählen und die Frau-Schmidt-Nummer eintragen.
  5. 5Optional dasselbe für „außerhalb der Bürozeiten“ setzen, damit abends automatisch umgeschaltet wird.
  6. 6Bei Ringgruppen: das Ziel bei Zeitüberschreitung auf die externe Nummer stellen.
  7. 7Speichern und Testanruf machen.

Menüweg geprüft am

Menüwege geprüft am angegebenen Datum. Hersteller ändern ihre Oberflächen — wenn ein Punkt bei dir anders heißt, such nach dem Begriff „Rufumleitung“, „Anrufweiterleitung“ oder „Call Forwarding“; die Funktion ist überall dieselbe.

Worauf du bei diesem System achten solltest

  • 3CX kennt Bürozeiten als eigenes Konzept. Nutz sie — dann brauchst du keine zweite Regel und niemand muss abends daran denken.
  • Für die Weiterleitung an eine externe Nummer muss die ausgehende Regel deines SIP-Trunks das Ziel überhaupt erlauben. Wenn der Testanruf scheitert, liegt es fast immer hier und nicht an der Weiterleitungsregel.
  • Steht vor der Nebenstelle ein Digital Receptionist mit Auswahlmenü, entscheide bewusst, ob Frau Schmidt vor oder nach dem Menü greifen soll. Beides ist möglich und ergibt einen völlig anderen Ablauf für den Anrufer.
  • Eine Weiterleitung auf eine externe Rufnummer ist bei vielen Anbietern kostenpflichtig und wird je Minute abgerechnet — das ist eine Leistung deines Telefonanbieters, nicht von uns. Sieh in deiner Preisliste nach, bevor du dauerhaft umleitest. Bei den meisten Geschäftsanschlüssen liegt das im einstelligen Centbereich pro Minute; bei einem hohen Anrufaufkommen summiert es sich trotzdem.

Auf einen Blick

Systemart
Telefonanlage im Haus oder in der Cloud
Weg
Nebenstelle oder Ringgruppe → Weiterleitungsregeln → an externe Nummer
Bedingungen
keine Antwort, besetzt, außerhalb der Bürozeiten
Häufigster Fehler
ausgehende Regel des SIP-Trunks lässt das externe Ziel nicht zu
Rufnummer wechseln
nein

Wie die Einbindung funktioniert

  • Du bekommst mit dem Vertrag eine eigene Frau-Schmidt-Rufnummer. Sie steht sofort bereit.
  • Deine Geschäftsnummer behältst du unverändert — es wird nichts portiert und nichts gekündigt.
  • In deiner Anlage richtest du eine Rufumleitung auf die Frau-Schmidt-Nummer ein. Wann sie greifen soll, entscheidest du: immer, nur wenn nach einigen Sekunden niemand abnimmt, nur wenn besetzt ist, oder nur außerhalb deiner Öffnungszeiten.
  • Alles, was deine Anlage sonst kann — Warteschleife, Sammelanschluss, Zeitpläne, Durchwahlen —, bleibt bestehen. Die Umleitung wird davorgeschaltet oder dahintergehängt, je nachdem, was du willst.
  • Zurückstellen kannst du die Umleitung jederzeit selbst, in derselben Maske. Dafür brauchst du uns nicht.

Deshalb gibt es keine Installation, keinen Techniktermin und keine neue Hardware. Rufumleitung gehört bei jeder der hier aufgeführten Anlagen zum Standardumfang.

Häufige Fragen

Nein. Deine Geschäftsnummer bleibt, wo sie ist, mit demselben Vertrag und demselben Anbieter. Du legst nur eine Umleitung darauf. Das ist auch der Grund, warum sich die Einrichtung in Minuten zurücknehmen lässt — es wurde nie etwas an deinem Anschluss verändert.

Ja, das ist der häufigste Fall. Du wählst statt der sofortigen Umleitung die verzögerte („bei Nichtmelden“) und stellst ein, nach wie vielen Sekunden sie greift. Üblich sind fünfzehn bis zwanzig Sekunden — lang genug, dass du selbst rangehen kannst, kurz genug, dass niemand auflegt.

Sie kann ihn ersetzen, muss aber nicht. Ein Digital Receptionist spielt ein Menü ab und der Anrufer drückt eine Taste. Frau Schmidt führt stattdessen ein Gespräch, versteht das Anliegen und handelt danach — sie bucht den Termin oder meldet den Notfall. Wer beides behalten will, lässt das Menü vorn und schickt einzelne Auswahlpunkte an Frau Schmidt.

In derselben Maske, in der du die Umleitung eingerichtet hast: Regel löschen oder deaktivieren. Am Telefon geht es bei vielen Anschlüssen mit #21#. Es gibt dafür keine Kündigungsfrist und keinen Rückbau — die Umleitung ist eine Einstellung an deinem Anschluss, kein Eingriff.

Und was macht Frau Schmidt dann am Telefon?

Die Umleitung ist nur der Weg. Was danach im Gespräch passiert — Anliegen verstehen, Termin buchen, Notfall weitermelden — steht hier:

KI-Telefonassistent

Nimmt jeden Anruf an, versteht das Anliegen, bucht den Termin — und meldet den Notfall sofort weiter. Auf Deutsch, gehostet in Deutschland.

Ansehen

KI-Anrufbeantworter

Statt einer Nachricht, die später jemand abhört, führt Frau Schmidt das Gespräch zu Ende — und trägt das Ergebnis ein.

Ansehen

Und was passiert mit den Daten aus dem Gespräch?

Die Rufumleitung bringt den Anruf her. Was danach mit Kunde, Anliegen und Termin passiert, hängt an deiner Software — Kalender, Handwerkersoftware, Warenwirtschaft oder CRM. Alle Anbindungen im Überblick, mit der ehrlichen Angabe, was fertig ist und was für deinen Betrieb eingerichtet wird.

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