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Telefonie in Microsoft 365

KI-Telefonassistent mit Microsoft Teams

Anrufweiterleitung in den Anrufeinstellungen oder in der Anrufwarteschleife — an eine externe Rufnummer.

Bei Microsoft Teams Telefonie wird ein KI-Telefonassistent über eine Anrufweiterleitung an eine externe Rufnummer eingebunden. Nutzer setzen sie in ihren eigenen Anrufeinstellungen; für eine Hauptnummer führt der Weg über die Anrufwarteschleife im Teams Admin Center, deren Überlauf- und Zeitüberschreitungsziel auf eine externe Nummer zeigen kann. Voraussetzung ist, dass für den Anschluss ausgehende Anrufe an externe Rufnummern freigegeben sind.

So richtest du die Umleitung ein

  1. 1Für eine einzelne Person: in Teams die Einstellungen öffnen, zu „Anrufe“ gehen und bei der Anrufbehandlung die Weiterleitung an eine externe Rufnummer eintragen.
  2. 2Für die Hauptnummer: im Teams Admin Center die zuständige Anrufwarteschleife öffnen.
  3. 3Bei Zeitüberschreitung beziehungsweise Überlauf als Ziel eine externe Rufnummer wählen.
  4. 4Die Frau-Schmidt-Nummer eintragen und die Wartezeit festlegen, nach der umgeschaltet wird.
  5. 5Speichern; Änderungen im Admin Center brauchen erfahrungsgemäß einige Minuten, bis sie greifen.
  6. 6Testanruf von einem Handy auf die Hauptnummer machen.

Menüweg geprüft am

Menüwege geprüft am angegebenen Datum. Hersteller ändern ihre Oberflächen — wenn ein Punkt bei dir anders heißt, such nach dem Begriff „Rufumleitung“, „Anrufweiterleitung“ oder „Call Forwarding“; die Funktion ist überall dieselbe.

Worauf du bei diesem System achten solltest

  • Die Weiterleitung an externe Rufnummern ist an die Anrufberechtigungen und die Telefonielizenz gebunden. Fehlt die Freigabe für ausgehende Anrufe, scheitert die Weiterleitung stumm — der Anruf endet einfach.
  • Änderungen an Anrufwarteschleifen wirken nicht sofort. Erst einige Minuten warten, dann testen — sonst suchst du einen Fehler, der keiner ist.
  • Wenn Anrufe über einen automatischen Telefonzentrale-Ablauf (Auto Attendant) kommen, entscheide, ob Frau Schmidt eine Menüoption bekommt oder erst hinter der Warteschleife greift.
  • Eine Weiterleitung auf eine externe Rufnummer ist bei vielen Anbietern kostenpflichtig und wird je Minute abgerechnet — das ist eine Leistung deines Telefonanbieters, nicht von uns. Sieh in deiner Preisliste nach, bevor du dauerhaft umleitest. Bei den meisten Geschäftsanschlüssen liegt das im einstelligen Centbereich pro Minute; bei einem hohen Anrufaufkommen summiert es sich trotzdem.

Auf einen Blick

Systemart
Telefonie in Microsoft 365
Weg je Nutzer
Teams → Einstellungen → Anrufe → Weiterleitung an externe Nummer
Weg für Hauptnummer
Teams Admin Center → Anrufwarteschleife → Überlauf-/Zeitüberschreitungsziel
Voraussetzung
Anrufberechtigung für ausgehende externe Anrufe
Rufnummer wechseln
nein

Wie die Einbindung funktioniert

  • Du bekommst mit dem Vertrag eine eigene Frau-Schmidt-Rufnummer. Sie steht sofort bereit.
  • Deine Geschäftsnummer behältst du unverändert — es wird nichts portiert und nichts gekündigt.
  • In deiner Anlage richtest du eine Rufumleitung auf die Frau-Schmidt-Nummer ein. Wann sie greifen soll, entscheidest du: immer, nur wenn nach einigen Sekunden niemand abnimmt, nur wenn besetzt ist, oder nur außerhalb deiner Öffnungszeiten.
  • Alles, was deine Anlage sonst kann — Warteschleife, Sammelanschluss, Zeitpläne, Durchwahlen —, bleibt bestehen. Die Umleitung wird davorgeschaltet oder dahintergehängt, je nachdem, was du willst.
  • Zurückstellen kannst du die Umleitung jederzeit selbst, in derselben Maske. Dafür brauchst du uns nicht.

Deshalb gibt es keine Installation, keinen Techniktermin und keine neue Hardware. Rufumleitung gehört bei jeder der hier aufgeführten Anlagen zum Standardumfang.

Häufige Fragen

Nein. Deine Geschäftsnummer bleibt, wo sie ist, mit demselben Vertrag und demselben Anbieter. Du legst nur eine Umleitung darauf. Das ist auch der Grund, warum sich die Einrichtung in Minuten zurücknehmen lässt — es wurde nie etwas an deinem Anschluss verändert.

Ja, das ist der häufigste Fall. Du wählst statt der sofortigen Umleitung die verzögerte („bei Nichtmelden“) und stellst ein, nach wie vielen Sekunden sie greift. Üblich sind fünfzehn bis zwanzig Sekunden — lang genug, dass du selbst rangehen kannst, kurz genug, dass niemand auflegt.

In neun von zehn Fällen fehlt die Berechtigung für ausgehende Anrufe an externe Rufnummern. Eine Weiterleitung nach draußen ist technisch ein ausgehender Anruf — ist der für die Warteschleife oder den Ressourcenaccount nicht freigegeben, endet der Anruf ohne Fehlermeldung. Prüf zuerst die Anrufberechtigungen, dann die Regel.

In derselben Maske, in der du die Umleitung eingerichtet hast: Regel löschen oder deaktivieren. Am Telefon geht es bei vielen Anschlüssen mit #21#. Es gibt dafür keine Kündigungsfrist und keinen Rückbau — die Umleitung ist eine Einstellung an deinem Anschluss, kein Eingriff.

Und was macht Frau Schmidt dann am Telefon?

Die Umleitung ist nur der Weg. Was danach im Gespräch passiert — Anliegen verstehen, Termin buchen, Notfall weitermelden — steht hier:

KI-Telefonassistent

Nimmt jeden Anruf an, versteht das Anliegen, bucht den Termin — und meldet den Notfall sofort weiter. Auf Deutsch, gehostet in Deutschland.

Ansehen

KI-Anrufbeantworter

Statt einer Nachricht, die später jemand abhört, führt Frau Schmidt das Gespräch zu Ende — und trägt das Ergebnis ein.

Ansehen

Und was passiert mit den Daten aus dem Gespräch?

Die Rufumleitung bringt den Anruf her. Was danach mit Kunde, Anliegen und Termin passiert, hängt an deiner Software — Kalender, Handwerkersoftware, Warenwirtschaft oder CRM. Alle Anbindungen im Überblick, mit der ehrlichen Angabe, was fertig ist und was für deinen Betrieb eingerichtet wird.

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